De acuerdo con el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Regla 2.8.1.6. de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), en el grupo de contabilidad electronica sat obligados se encuentran las Personas Morales y Personas Físicas con actividades empresariales o profesionales que deben enviar sus reportes en XML: las Personas Morales en los primeros 3 días del segundo mes posterior al reportado y las Personas Físicas en los primeros 5 días. Quedan exentos aquellos cuyos ingresos del ejercicio anterior no excedan los $4,000,000.00 MXN o tributen bajo esquemas como RESICO o mediante la herramienta "Mis cuentas".
El cumplimiento oportuno de este trámite es fundamental para mantener una opinión de cumplimiento positiva. A continuación, analizamos a detalle quiénes deben cumplir con esta disposición, qué documentación requiere el SAT y cuáles son los pasos inmediatos para ponerse al día si tu empresa ha omitido esta obligación.
¿Quiénes se encuentran en el grupo de contabilidad electronica sat obligados?
La obligación de registrar y enviar la contabilidad por medios electrónicos aplica a la mayoría de los contribuyentes que ejecutan actividades comerciales, industriales o de prestación de servicios profesionales. El marco legal vigente establece que la contabilidad debe prepararse y transmitirse mediante archivos en formato XML comprimidos en ZIP a través del Portal del SAT o del Buzón Tributario, utilizando una e.firma vigente.
Están obligados formalmente a enviar su contabilidad electrónica:
- Personas Morales: Todas las empresas registradas bajo el Régimen General de Ley o esquemas similares que superen los umbrales de exención.
- Personas Físicas: Aquellas que realicen actividades empresariales o presten servicios profesionales, siempre que sus ingresos sobrepasen los límites normativos previstos y no utilicen herramientas simplificadas autorizadas por la autoridad fiscal.
- Emisores de valores: Contribuyentes que cotizan en bolsa, quienes cuentan con un esquema de envío con periodicidad trimestral conforme a las reglas aplicables.
El objetivo central que persigue el SAT con esta medida es cruzar la información declarada con los registros contables reales, detectando discrepancias e inconsistencias de manera automatizada para efectos de fiscalización.
Excepciones legales: ¿Quiénes no están obligados a enviarla?
No todos los contribuyentes están obligados a remitir mes a mes sus archivos contables. La Resolución Miscelánea Fiscal contempla exenciones claras basadas en el nivel de ingresos y en el régimen fiscal en el que se tribute.
De conformidad con la Regla 2.8.1.17 de la RMF, quedan relevados de esta obligación los contribuyentes cuyos ingresos totales del ejercicio inmediato anterior no hayan excedido la cantidad de $4,000,000.00 MXN.
Asimismo, conforme a la Regla 3.13.17 y las disposiciones aplicables a regímenes específicos:
- Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): Los contribuyentes incorporados en este régimen cuentan con facilidades administrativas que los eximen del envío de la contabilidad electrónica.
- Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal (RIF): Quedan relevados del envío siempre y cuando registren sus operaciones de ingresos y gastos directamente en la herramienta electrónica "Mis cuentas" del SAT.
Es importante señalar que, aunque un contribuyente esté exento del envío mensual mediante Buzón Tributario, la autoridad fiscal conserva la facultad de solicitar los registros contables en caso de una revisión profunda, solicitud de devolución de impuestos o procedimiento de compensación.
Requisitos del Anexo 24 y plazos de envío al SAT
La información contable que se envía a la autoridad debe estructurarse obligatoriamente bajo las especificaciones técnicas estipuladas en el Anexo 24 de la RMF. Esta documentación comprende los siguientes archivos principales:
- Catálogo de cuentas: Debe enviarse por primera vez junto con la primera balanza de comprobación y, posteriormente, cada vez que se modifiquen o adicionen cuentas de mayor o subcuentas.
- Balanza de comprobación mensual: Se envía mes a mes con el detalle de los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de cada cuenta.
- Balanza de comprobación anual (ajuste del ejercicio): Debe presentarse en el mes de abril para Personas Morales y en mayo para Personas Físicas.
Calendario de vencimiento
- Personas Morales: Dentro de los primeros 3 días del segundo mes posterior al periodo a reportar (por ejemplo, la contabilidad de enero se envía en los primeros 3 días de marzo).
- Personas Físicas: Dentro de los primeros 5 días del segundo mes posterior al mes reportado.
- Casos especiales: Los contribuyentes con actividades primarias pueden optar por un esquema de envío semestral, mientras que los emisores de valores lo realizan de forma trimestral.
Si el portal del SAT rechaza un archivo por inconsistencias o errores informáticos, el contribuyente puede solventar la falla y reenviarlo hasta el último día del vencimiento de la obligación. En caso de que el rechazo del sistema ocurra dentro de los últimos 2 días previos al límite, la norma otorga un plazo adicional de 5 días contados a partir del rechazo para realizar el reenvío de forma oportuna.
¿Qué hacer si tu PyME nunca ha presentado la Contabilidad Electrónica?
Si tu empresa pertenece al grupo de contribuyentes obligados pero nunca ha subido la información al portal del SAT, dejar pasar el tiempo incrementa el riesgo de multas, cartas invitación o la restricción temporal del Certificado de Sello Digital (CSD). Para regularizar tu negocio de forma ordenada, se recomienda seguir este procedimiento:
1. Diagnóstico de obligaciones omisas
Revisa la constancia de situación fiscal y los ejercicios anteriores para confirmar si en algún año superaste el umbral de los $4,000,000.00 MXN o si estuviste obligado por régimen. Identifica con exactitud cuántos meses y ejercicios se encuentran pendientes de envío.
2. Conciliación contable y depuración del catálogo
Antes de generar cualquier archivo XML, la contabilidad debe estar completamente depurada. Es indispensable reconciliar las balanzas de comprobación con las declaraciones mensuales y anuales presentadas. El catálogo de cuentas debe asociarse correctamente con el código agrupador del SAT estipulado en el Anexo 24.
3. Generación y validación de archivos XML
Utiliza un sistema contable que genere los archivos en la versión técnica requerida. Se aconseja pasar los documentos XML por el validador de forma y sintaxis del SAT para cerciorarse de que no existan errores estructurales que provoquen el rechazo informático del paquete comprimido (.zip).
4. Presentación espontánea
Presenta la información de manera espontánea antes de que el SAT notifique un requerimiento o inicio de facultades de comprobación. La presentación espontánea ayuda a mitigar la imposición de sanciones severas previstas en el Código Fiscal de la Federación.
En Vazper Contable apoyamos a las pequeñas y medianas empresas a diagnosticar su estatus frente al SAT, estructurar su catálogo de cuentas bajo el Anexo 24 y regularizar el envío de periodos atrasados con total precisión técnica y legal.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los plazos mensuales para enviar la contabilidad electrónica al SAT?
Las Personas Morales deben presentar su balanza de comprobación en los primeros 3 días del segundo mes posterior al que se reporta. Para las Personas Físicas, el límite son los primeros 5 días del segundo mes posterior.
¿Quiénes quedan exentos de enviar la contabilidad electrónica?
Quedan relevados los contribuyentes cuyos ingresos del ejercicio anterior no superaron los $4,000,000.00 MXN, los tributantes en RESICO y las personas físicas en Arrendamiento o Servicios Profesionales que registren sus operaciones en 'Mis cuentas'.
¿Qué ocurre si el SAT rechaza el archivo XML de contabilidad electrónica?
Puedes corregir y reenviar el archivo hasta la fecha límite. Si el rechazo del sistema ocurre dentro de los últimos 2 días previos al vencimiento, dispones de un plazo adicional de 5 días para enviarlo de nuevo.
¿Qué archivos componen la contabilidad electrónica según el Anexo 24?
Se compone del Catálogo de cuentas (se envía en la primera entrega o cuando sufra modificaciones) y la Balanza de comprobación mensual (incluyendo la balanza de ajuste anual).